অফিসে পেপারলেস হওয়ার ১০ সুবিধা

আপনার অফিসকে ডিজিটাইজ করা একটি সুবিন্যস্ত প্রক্রিয়া তৈরি করে

একটি সংস্থায় আমার ইন্টার্নশিপের সময় আমি মনে করি আমার সবচেয়ে খারাপ মুহুর্তগুলি ছিল যখন আমাকে কিছু অস্পষ্ট নথি বা অন্য কিছু সন্ধান করতে বলা হয়েছিল। আমি খুব নিশ্চিত যে কোনও অফিস কর্মী সম্পর্কিত হতে সক্ষম হবেন।

সংস্থাটি তুলনামূলকভাবে ছোট ছিল তাই ফাইলিং সিস্টেমটি নিখুঁত ছিল না তবে ওহ মাই গুডনেস ... এমন একটি নথির সন্ধান করা যা এত অস্পষ্টভাবে বর্ণিত হয়েছে এটি সেই অফিসের প্রতিটি কাগজের টুকরো হতে পারে এবং আপনি অনুসন্ধান ছেড়ে দিতে পারবেন না কারণ এই দস্তাবেজটি এত গুরুত্বপূর্ণ তা জেনে সেখানে কাজ করার সময় আমার সবচেয়ে খারাপ অনুভূতি ছিল। কাগজের দলিলগুলির মধ্যে সহজাতভাবে মন্দ কিছু রয়েছে - এমন একটি যা আমি নিশ্চিত যে প্রতিটি অফিস কর্মী সম্পর্কিত হতে পারে। এমন কিছু খোঁজার হতাশা যা আপনি এমনকি হারাননি তা অবর্ণনীয়... মনে হচ্ছে তুমি তোমার চুল ছিঁড়ে ফেলতে চাও কিন্তু তুমি জানো যে এটা কোন কিছুর সমাধান করবে না।

পেপারলেস অফিসের ১০টি সুবিধা নিয়ে পেপারলেস হোন:

1. দক্ষতা বৃদ্ধি: কাগজবিহীন হওয়া ম্যানুয়াল ফাইলিং, অনুসন্ধান এবং শারীরিক নথি সংগঠিত করার প্রয়োজনীয়তা দূর করে, সময় সাশ্রয় করে এবং উত্পাদনশীলতা উন্নত করে।

২. ব্যয় সাশ্রয়: কাগজ, কালি এবং স্টোরেজ ব্যয়গুলি উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস বা পুরোপুরি নির্মূল করা যেতে পারে, যার ফলে ব্যবসায়ের জন্য যথেষ্ট সঞ্চয় হয়।

3. বর্ধিত সুরক্ষা: ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলি এনক্রিপ্ট করা যায় এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে সুরক্ষিত করা যায়, শারীরিক নথির তুলনায় অননুমোদিত অ্যাক্সেস বা ক্ষতির ঝুঁকি হ্রাস করে।

4. উন্নত সহযোগিতা: ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলির সাথে, একাধিক দলের সদস্য একই ফাইলে অ্যাক্সেস করতে এবং একই সাথে কাজ করতে পারে, সহযোগিতা প্রচার করতে এবং ওয়ার্কফ্লোগুলিকে স্ট্রিমলাইন করতে পারে।

5. সহজ নথি পুনরুদ্ধার: ডিজিটাল নথিগুলি কীওয়ার্ড বা মেটাডেটা ব্যবহার করে দ্রুত অনুসন্ধান, বাছাই এবং পুনরুদ্ধার করা যায়, শারীরিক ফাইলগুলির মাধ্যমে ম্যানুয়াল অনুসন্ধানের প্রয়োজনীয়তা দূর করে।

6. স্থান সঞ্চয়: কাগজ ফাইল এবং স্টোরেজ ক্যাবিনেটগুলি মুছে ফেলা মূল্যবান অফিস স্পেসকে মুক্ত করে, আরও সংগঠিত এবং দক্ষ কাজের পরিবেশের অনুমতি দেয়।

7. পরিবেশগত স্থায়িত্ব: কাগজবিহীন হওয়া কাগজের ব্যবহার হ্রাস করে, যা প্রাকৃতিক সম্পদ সংরক্ষণে সহায়তা করে এবং কাগজ উত্পাদন এবং নিষ্পত্তি সম্পর্কিত কার্বন নির্গমন হ্রাস করে।

৮. দুর্যোগ পুনরুদ্ধার: ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলি সহজেই সুরক্ষিত ক্লাউড স্টোরেজে ব্যাক আপ এবং সংরক্ষণ করা যায়, যা আগুন বা বন্যার মতো দুর্যোগের কারণে শারীরিক ক্ষতি বা ক্ষতির বিরুদ্ধে সুরক্ষা প্রদান করে।

9. দূরবর্তী অ্যাক্সেস: ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলি ইন্টারনেট সংযোগের সাথে যে কোনও জায়গা থেকে অ্যাক্সেস করা যায়, দূরবর্তী কাজ সক্ষম করে এবং ভৌগলিকভাবে ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকা দলগুলির মধ্যে সহযোগিতা সহজতর করে।

10. সুবিন্যস্ত সম্মতি: ডিজিটাল নথিগুলি সহজেই ট্র্যাক, নিরীক্ষা এবং সংরক্ষণাগারভুক্ত করা যায়, নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তার সাথে সম্মতি নিশ্চিত করে এবং নথি ধরে রাখার প্রক্রিয়াটি সহজতর করে।

কাগজবিহীন হয়ে গেছে এমন একটি সংস্থার জন্য কাজ করা কেমন

সাইনটেকের সাথে কাজ করা তাজা বাতাসের শ্বাস। কাগজবিহীন ফর্ম কোম্পানিতে থাকাকালীন আমি মনে করি আমি গণনা করতে পারি যে আমাকে একদিকে কাগজ দিয়ে কতবার কাজ করতে হয়েছে। এটি অতিরঞ্জনের মতো শোনাচ্ছে তবে না তা নয়। কোনো প্রেজেন্টেশন, ক্লায়েন্ট মিটিং, আর্টিকেল এমনকি চাকরির জন্য আবেদন- এর কোনোটিতেই কাগজ ব্যবহারের প্রয়োজন ছিল না। আমাদের সংস্থায় কাগজবিহীন সমাধানগুলি আদর্শ।

যখন আমি অন্যান্য সংস্থাগুলি দেখি যাদের এখনও কাগজের ফর্ম এবং কাগজের স্লিপ রয়েছে তখন আমি নিজেকে মনে করি "স্পষ্টতই এটি সেরা বিকল্প নয়, তাই কেন লোকেরা এখনও এটি ব্যবহার করে? অর্থ, যে সময় মানুষ মনে করে যে তারা সঞ্চয় করছে- আপনি আসলে আর কিছুই সঞ্চয় করছেন না। অপারেশনের একটি কাগজ-ভিত্তিক সিস্টেম অর্থাৎ ফাইল ক্যাবিনেট এবং মেঝে স্থান যা অন্যান্য জিনিসগুলির জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে তা বজায় রাখার ব্যয় আপনি দীর্ঘমেয়াদে সাইনটেকের মতো অ্যাপ্লিকেশনটিতে বিনিয়োগ করবেন তার চেয়ে অনেক বেশি।

সত্যটি হ'ল আমরা যদি এটি সঠিকভাবে করি তবে আমরা এখন যা করছি তার কমপক্ষে 95% এর জন্য আমাদের কাগজ ব্যবহার করার প্রয়োজন হবে না।

এই বলে, আমি আপনাকে কেবল একটি প্রশ্ন রেখে যাব: আপনি এখনও কাগজ ব্যবহার করেন কেন?

সাইনটেক ফর্মগুলি একটি উদ্ভাবনী কাগজবিহীন প্ল্যাটফর্ম যা বিদ্যমান ফর্ম এবং ডকুমেন্টগুলিকে কাগজবিহীন ফর্মগুলিতে রূপান্তর করে যা মোবাইল ডিভাইসে সম্পন্ন করা যায় এবং বৈদ্যুতিনভাবে স্বাক্ষরিত হয় (সম্পূর্ণ ডেটা ইন্টিগ্রেশন সহ)।  আরও তথ্যের জন্য ভিজিট করুন www.signtechforms.com অথবা ইমেইল expert@signtechforms.com .